Política de tratamiento de datos personales

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El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de TORO GRANADA LAW FIRM perteneciente al grupo TG Abogados Consultores NIT. 900.714.245, domiciliada en Medellín, con dirección la Carrera 42 No 3 sur 81 Interior 614 Torre 2 Distrito de Negocios Milla de Oro y teléfonos 604 5579713 – 3116494051, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales EL GRUPO TG garantiza un manejo correcto de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el objetivo de garantizar a TODO TIPO DE PERSONA sea Jurídica o Natural, el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado de cualquier persona física o Jurídica para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso;

Dato Financiero: es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

Dato Personal: cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad de cualquier persona física o Jurídica o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Dato Público: es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.

Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Autorizado: es EL GRUPO TG ABOGADOS CONSULTORES y todas las personas bajo la responsabilidad de aquel, que por virtud de la Autorización y de estas políticas tienen legitimidad para tratar los Datos Personales de cualquier persona Física o Jurídica. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

Habilitación: es la legitimación que expresamente y por escrito, mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue el Grupo TG Abogados Consultores a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: es la persona natural o jurídica cuyos datos personales a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos y quien es sujeto del derecho de hábeas data.

Transferencia: es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transmisión: es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

Tratamiento: es toda operación o conjunto de operaciones y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción, supresión y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su trasferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

El Grupo TG Abogados y Consultores, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales de las Personas Físicas y/o Jurídicas.

En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por el Grupo TG Abogados Consultores, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley y en esta política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de ley del Grupo TG Abogados Consultores. Estos principios son:

a) Autorización Previa: todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización Previa, expresa e informada de Toda Persona Física o jurídica, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley, el Grupo TG Abogados Consultores buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a las Personas Físicas o Jurídicas y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
b) Finalidad Autorizada: toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por la persona física o jurídica titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.
c) Calidad del Dato: el Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, el Grupo TG Abogados Consultores deberá abstenerse de tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
d) Entrega de Información al Titular: cuando el Titular lo solicite, el Grupo TG Abogados Consultores deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia del Grupo TG Abogados Consultores encargada de la protección de Datos Personales. Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal del Grupo TG Abogados Consultores que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por el Grupo TG Abogados Consultores para llevar a cabo el Tratamiento.
f) Acceso Restringido: salvo por los Datos expresamente autorizados, el Grupo TG Abogados Consultores no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
g) Confidencialidad: el Grupo TG Abogados Consultores debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.
h) Confidencialidad y Tratamiento Posterior: todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Firma haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta política y con la ley.
i) Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Los Datos Personales tratados por el Grupo TG Abogados Consultores deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Lo mismo aplica para los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales:

Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
Cumplir con los procesos internos del Grupo TG Abogados Consultores en materia de administración de proveedores y contratistas.
Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes del Grupo TG Abogados Consultores, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes del Grupo TG Abogados Consultores prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo (pero sin limitarse) a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos del Grupo TG Abogados Consultores.
Procesos al interior del Grupo TG Abogados Consultores, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo (pero sin limitarse a) la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas del el Grupo TG Abogados Consultores.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Grupo TG Abogados Consultores o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Grupo TG Abogados Consultores, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
Presentar solicitudes ante el Grupo TG Abogados Consultores o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.
Ser informado por el Grupo TG Abogados Consultores o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos del Grupo TG Abogados Consultores cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la Firma para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
Conocer a la dependencia o persona facultada por el Grupo TG Abogados Consultores frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Las Personas Jurídicas o Naturales podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original o NIT. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS RESPONSABLES

Toda petición, consulta, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad: Grupo TG Abogados Consultores
Dirección física: Carrera 42 No 3 sur 81 Torre 2 Int 614, Medellín
Correo electrónico: info@torogranadalawfirm.com
Teléfono: 604 5579713

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sean Personas Naturales o Jurídicas, sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Consultas

El Titular de Datos Personales que consten en las bases de datos del Grupo TG Abogados Consultores, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, podrán formular consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos del Grupo TG Abogados Consultores

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través del correo info@torogranadalawfirm.com. Cualquiera que sea el medio, el Grupo TG Abogados Consultores guardará prueba de la consulta y su respuesta.

– Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, el Grupo TG Abogados Consultores recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos del Grupo TG Abogados Consultores y se la hará conocer al solicitante.

– El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Firma.

– En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.

– La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Firma.

Reclamos

El Grupo TG Abogados Consultores dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Firma.

Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través del correo info@torogranadalawfirm.com

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

Deberá dirigirse a el Grupo TG Abogados Consultores. por vía electrónica a la dirección de correo info@torogranadalawfirm.com o físicamente a la dirección Carrera 42 No 3 sur 81 Torre 2 Int 614, Distrito de Negocios Milla de Oro Medellín.
Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
El Grupo TG Abogados Consultores, antes de atender el reclamo, verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, El Grupo TG Abogados Consultores requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior del El Grupo TG Abogados Consultores no es competente para resolverlo, dará traslado del reclamo a la brevedad posible a la Gerencia Administrativa y Financiera, e informará de dicha remisión al reclamante.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos del Grupo TG Abogados Consultores donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

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